5С при работе с документами в бумажном и электронном виде

15 марта 2022 года на очередной встрече с сотрудниками органов соцзащиты Свердловской области выступила с презентацией «5С при работе с документами в бумажном и электронном виде».

5С является одним из инструментов бережливого производства. При внедрении бережливого производства на производстве чаще всего начинают с 5С.

Сотрудники органов соцзащиты работают в офисе.

Зачем внедрять бережливое производство в офисе?

Во-первых, отдельный сотрудник компании может являться носителем до 80 % знаний о том или ином процессе, вместе с его уходом уходят и эти знания.

Во-вторых, административные издержки в офисе могут составлять до 80% от конечной цены продукта, соответственно, необходимо устранять потери и в офисе для уменьшения себестоимости продукции или услуги.

В-третьих, на производстве основной процесс чаще всего виден, особенно, если это конвейерное производство, в офисе бОльшая часть процессов может происходить в головах сотрудников и является не видимой.

Каждое отвлечение от основного процесса в офисе приводит к перенастройке мыслей, на которые теряется время. Причин для отвлечения достаточно.

Например, внешние:

• Несрочный телефонный звонок;
• Всплывающее оповещение в смартфоне;
• Оповещение о новом письме на рабочем столе;
• Срочное совещание;
• Отвлечение другими сотрудниками «Есть минутка?»

Или Внутренние:

• Вспомнил про важную еще не сделанную задачу;
• Вспомнил о необходимом звонке;
• Новая мысль, не связанная с тем, что выполняется сейчас;
• Недоделанная ранее задача.

Необходимо так выстраивать процессы, чтобы минимизировать эти отвлечения.

Еще одним серьезным видом потерь являются поиски необходимых документов в бумажном или электронном виде. Для этого и необходимо применять такой инструмент бережливого производства как 5С:

• Сортировка – удаление с компьютера/сервера документов, которые не нужны для текущей деятельности.
• Соблюдение порядка – расположение документов так, чтобы любой сотрудник мог быстро найти необходимый.
• Содержание в чистоте – названия документов соответствуют стандартам, документы хранятся в стандартном месте.
• Стандартизация – унифицированный подход к выполнению предыдущих этапов.
• Совершенствование – выполнение процедур 5С превратилось в привычку и находятся способы усовершенствовать все предыдущие этапы.

Видео выступления можно посмотреть вот здесь: